Dématérialisation et transformation des entreprises, quand le numérique remplace les supports physiques

Dématérialisation et transformation des entreprises, quand le numérique remplace les supports physiques

La transformation digitale des entreprises, ou transformation numérique de ces dernières, s’accompagne d’un phénomène à grande échelle qui consiste à dématérialiser l’ensemble des supports de travail. En lieu et place de documents au format papier, les entreprises ont davantage tendance à opter pour un format numérique, que cela concerne les contrats, les factures ou autres supports nécessaires au bon fonctionnement d’une entreprise.

La dématérialisation, des avantages en termes de praticité et de productivité

Si la dématérialisation a remporté un franc succès et continue d’être une approche que les entreprises affectionnent, c’est en raison de plusieurs avantages. Il faut effectivement avoir conscience du fait que l’intérêt de la dématérialisation pour une entreprise se constate à plusieurs égards :

– d’une part au niveau de la gestion ;

– d’autre part du point de vue de la productivité.

 

Retour, plus en détail, sur deux des aspects positifs de la dématérialisation.

Accéder à ses documents à tout moment grâce au numérique

Dans un premier temps, c’est au niveau de l’accessibilité des documents que la dématérialisation démontre un réel avantage. Alors que le format papier implique de se déplacer constamment avec ses documents, sans quoi il n’est tout simplement pas possible de les consulter, les fichiers informatiques se démarquent grâce à leur format numérique. En tant que fichier dématérialisé, un contrat de plusieurs pages, un dossier de factures ou encore un support de travail, se présentent désormais sous la forme d’un fichier numérique au format texte, tableur ou PDF.

 

Que ce soit directement sur les ordinateurs, au moyen d’une clé USB, d’un disque dur externe, d’un drive ou d’un cloud, les solutions ne manquent pas pour accéder à des documents numériques. Qu’il s’agisse de supports de stockage internes, externes ou de solutions en ligne, la capacité de conservation des données se veut par ailleurs croissante. Sur les smartphones, les ordinateurs ou les services de cloud, plusieurs centaines de Go sont ainsi disponibles et permettent aux entreprises de centraliser un grand nombre de documents sur un seul et même support.

 

La multiplication des fonctionnalités sur les logiciels de traitement de texte ou de PDF permet également de favoriser la simplicité des échanges. Dans le cadre d’un contrat ou d’un document à signer, la possibilité d’apposer la signature électronique permet un gain de temps considérable et évite également de devoir imprimer un document au format papier.

Les supports de type drive favorisent la productivité des collaborateurs

L’un des autres atouts déterminants de la dématérialisation repose sur la capacité à pouvoir travailler depuis n’importe où. Alors que dans la plupart des cas, les entreprises prenaient soin d’installer les logiciels nécessaires aux tâches qu’elles avaient à mener sur leurs ordinateurs, cela n’est plus une obligation. Grâce à la généralisation des plateformes collaboratives à l’image de Google Drive, les entreprises peuvent mettre ces outils à profit afin que leurs collaborateurs soient en mesure de travailler en simultané sur un même fichier.

 

Si, d’une part, cela facilite les échanges, c’est aussi un atout pour l’accessibilité aux documents. Dans ce cas de figure, il n’est effectivement pas impératif de disposer d’un espace de stockage externe. Une simple adresse électronique et un identifiant permettent d’accéder à l’ensemble des fichiers partagés.

 

Outre les procédures internes, cette facilité d’accès peut aussi se montrer particulièrement intéressante pour les échanges avec les clients. Ces derniers peuvent ainsi avoir un lien direct vers le projet en cours, leur permettant de voir l’avancement du travail et de faire leurs retours. Le gain de temps peut être considérable et permettre aux collaborateurs de gagner en productivité en ajustant le projet aux recommandations du client.

 

Pour que le gain de temps soit encore plus important, il convient toutefois de procéder à un travail structurel sur le système d’information. Afin de rendre la dématérialisation le plus efficace possible, il convient de mettre en place une gestion électronique des documents (GED). C’est après la mise en place de tels logiciels, et en mettant à disposition des clients et salariés un guide sur l’utilisation de ces outils, que la dématérialisation sera bénéfique à tous.

Dématérialiser ses documents, une prise de conscience écologique et économique ?

Outre le fait de permettre à une entreprise de travailler de façon plus pratique et efficace, la dématérialisation semble se démarquer par d’autres bienfaits. Si le processus de numérisation de l’ensemble des documents, qu’il s’agisse de fichiers administratifs, de factures ou devis, permet un archivage plus pratique, l’intérêt se trouve à d’autres niveaux. Privilégier un support dématérialisé et avoir recours à la gestion électronique des documents (GED) conduit en effet à de nouvelles pratiques qui ont :

 

– un impact économique ;

– une incidence écologique.

La dématérialisation et l’impact économique en entreprise

Pour ce qui est de la question financière et des répercussions qu’une stratégie de dématérialisation peut avoir sur une entreprise, il faut se pencher sur plusieurs aspects. Tout d’abord, il est certain que l’abandon des papiers consommés à outrance peut représenter une réelle économie à long terme. De l’achat de feuilles de papier par milliers pour les impressions, à l’économie sur les espaces de stockage physique en passant par le coût des timbres pour adresser des centaines de courriers à des clients ou collaborateurs, l’économie à réaliser est concrète. Il reste que le tout numérique et l’exploitation d’éléments informatiques pour remplacer les papiers désormais indésirables a aussi un coût.

 

De plus en plus d’entreprises se retrouvent avec des parcs informatiques conséquents et les dépenses considérables qui en découlent. Compte tenu de l’émergence de nouvelles professions et de l’équipement informatique nécessaire dans certains secteurs d’activité, il semble cohérent de dire que l’acquisition de ces appareils est indispensable. Pour certaines structures, ce constat est vrai. Pour d’autres, la stratégie de dématérialisation semble toutefois représenter un investissement conséquent qui surpasse parfois les dépenses liées à l’utilisation du format papier.

Le tout numérique, une solution réellement favorable à la planète ?

Outre l’argument des économies réalisées, la dématérialisation tend à séduire par son impact a priori positif sur l’écologie. De prime abord, il semble effectivement que l’abandon de l’utilisation abusive qui était faite du papier s’impose comme un choix raisonné. En 2017, alors que la dématérialisation était déjà présente et faisait partie de l’identité de nombreuses structures, l’agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie (ADEME) indiquait qu’un employé consommait 70 à plus de 80 kilos de papier par an. Une quantité astronomique qui a le mérite de laisser imaginer ce que serait cette consommation en l’absence d’ordinateurs.

 

Si l’électronique à des avantages à ce niveau, il faut également se pencher sur l’envers du décor. Derrière les écrans d’ordinateurs peu encombrants et la facilité d’accès à un ensemble de fichier et de logiciels, il faut avoir conscience que la consommation d’énergie que représentent les innombrables serveurs, antennes relais et câbles sous-marins à travers le monde ont un impact écologique considérable. Comme tout, la dématérialisation dispose donc d’avantages et d’inconvénients.

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