Aujourd’hui prête à être testée, cette assistance IA vise à faciliter le quotidien des agents quant aux délégations de signature et à tous les domaines qu’elles recouvrent : finances, ressources humaines, marchés publics. Marc Rougeot, co-initiateur du projet et expert IA à la Métropole de Nice Côte d’Azur, nous explique la genèse du projet. Il partage également son retour d’expérience aux côtés de Thierry Hazan, CFO de Kheops.
Le projet d’assistance IA : du besoin à la réalisation
Investi depuis plus d’un an sur la démarche IA générative à la DSI de la Métropole de Nice Côte d’Azur, Marc Rougeot identifie rapidement un besoin autour de la problématique de la délégation de signature. « Dans le fonctionnement de la Métropole, le Président donne délégation à différentes personnes de l’administration pour signer des documents dans divers domaines liés à la collectivité. La difficulté est d’automatiser et de sécuriser le process et le bon circuit de signature selon le cas. »
C’est alors que naît l’idée d’exploiter l’IA pour fournir un assistant à l’ensemble des agents de la Métropole, de la ville de Nice et du CCAS, pour la mise dans le circuit des documents à signer. Objectif : permettre d’identifier rapidement et simplement les personnes signataires sur les différents domaines de compétences.
Un premier essai, externalisé auprès d’un premier prestataire et réalisé avec les LLM du marché, s’est avéré peu concluant. « Nous avons à traiter des documents complexes, très structurants pour l’administration. Le risque juridique associé est élevé », explique Marc Rougeot. Adepte du Try&Test, Marc Rougeot découvre alors Kheops : une solution IA différenciante basée sur des modèles Open Source, que la start-up spécialise en fonction des cas d’usage. Pour Thierry Hazan, CFO de Kheops, « ce qui a séduit la Métropole, c’est notre approche métier, la souveraineté des LLM ré-entraînés par Kheops, ainsi que la sécurité des process et des datas, sujet majeur pour un acteur public. »
Après un premier prototype, les résultats s’avèrent à nouveau peu probants. Mais ces tests permettent d’affiner les options choisies et de s’orienter vers un modèle qui mixe l’approche déterministe de la base de données relationnelle, et l’approche probabiliste du modèle IA. Kheops est à la manœuvre pour mettre en œuvre cette expérimentation, en intégrant les contraintes inhérentes à toute institution publique. L’entraînement de l’IA pour l’amélioration du modèle s’effectue en local, pour préserver la confidentialité des documents. Les résultats obtenus semblent satisfaisants.
Inop’s : un partenaire stratégique pour la mise en œuvre du projet
« Au regard des montants engagés et du timing pour le démarrage de la mission, nous avons fait le choix de travailler en tripartite avec Inop’s, co-titulaire d’un marché Intelligence de la Donnée d’une centrale d’achat généraliste nationale », explique Thierry Hazan. Pour Kheops, Inop’s est non seulement véhicule administratif, mais aussi facilitateur de projet.
Côté client, Inop’s constitue un partenaire fiable avec lequel de nombreux projets ont déjà été réalisés. « En plus d’être un véhicule pour le prestataire avec lequel la Métropole souhaitait travailler, Inop’s assure le suivi de la prestation, et est engagé sur les résultats. C’est donc Inop’s qui porte la responsabilité des livrables », souligne Alexandre Baena, Responsable de la Région PACA & Corse.
Déroulé de projet maîtrisé, satisfation partagée
Une fois les phases d’identification de la problématique, de définition du besoin et de choix des prestataires achevées, l’étape opérationnelle a pu démarrer. Pour garantir la réussite du projet, les rôles et responsabilités sont alors clairement établis. Inop’s constitue l’interlocuteur privilégié de la Métropole et de la centrale d’achat. La néo-ESN est également responsable du bon déroulement et de la qualité globale de la prestation, du pilotage contractuel et de la relation commerciale. De son côté, Kheops assure la réalisation du projet, en assumant la responsabilité du pilotage technique. Parmi les enjeux techniques à relever : la sécurité des données, la contextualisation et l’entraînement des LLM, l’apprentissage du LLM pour gérer des données non structurées, la prise en compte des enjeux et de la responsabilité pénale du code des marchés publics, et la mise en place d’une machine virtuelle installée sur les serveurs de la MNCA (Métropole Nice Côte d’Azur) pour gérer les datas confidentielles.
Après la réunion de lancement, des comités de pilotage et comités techniques réguliers permettent de veiller à la bonne avancée du projet. Mi-janvier, les livrables sont prêts et comprennent le prototype fonctionnel, le chatbot en ligne intégré au sein du système d’information de la Métropole Nice Côte d’Azur, ainsi que la note de préconisations.
« Fluide, agile, efficace »
Si l’assistant IA n’est pas encore déployé auprès des agents de la Métropole de Nice, les retours sur le projet sont unanimement positifs. « Nous avons été ravis du déroulé de la collaboration tripartite, affirme Thierry Hazan, CFO de Kheops. L’énorme niveau d’implication des équipes de la Métropole a permis de co-construire les solutions techniques et d’organisation des datas, ce qui a favorisé la réussite du projet. Par ailleurs, nous avons été accompagnés par une équipe Inop’s extrêmement disponible, avons bénéficié d’un excellent suivi de gestion de projet et avons accédé à des services assurant la fluidité du projet ». Côté client, Marc Rougeot qualifie cette collaboration de fluide, agile et efficace.
De son côté, Thierry Hazan se projette déjà dans de nouvelles collaborations : « Nous souhaitons solliciter Inop’s comme partenaire référent et unique pour le marché des collectivités locales et la commercialisation des produits que nous sommes en train de finaliser, afin de les proposer à l’ensemble des collectivités », conclut-il.
