Pour faire de l’externalisation un vrai levier de croissance, les entreprises doivent nécessairement réfléchir à la manière d’intégrer au mieux ces compétences. Comment réussir le recrutement des compétences externes ? Comment bien les intégrer et bien les manager ? Comment réussir le pari de l’hybridation d’équipe ?
Découvrez dans cet article les 10 bonnes pratiques à adopter pour réussir l’intégration des compétences externes.
1. Qualifier précisément le besoin en amont
Avant de vous lancer tête baissée dans la recherche d’un profil, il est crucial de cadrer précisément le besoin et la mission. Pourquoi souhaitez-vous avoir recours à une compétence externe ? S’agit-il d’absorber un pic de charge ou de recruter une expertise spécifique ? Quels sont les objectifs à atteindre ? Quel est le périmètre de la mission ? Quelle est la complémentarité de cette mission avec celles des autres collaborateurs de l’équipe ? Quelles sont les compétences requises, en termes de hard skills et de soft skills ? Quel est le profil de l’expert, le niveau d’expérience attendu ?
Comme pour le recrutement d’un nouveau collaborateur, l’étape de la fiche de mission permet de cadrer le besoin et le profil recherché.
2. Miser sur la diversification des profils
IA, cybersécurité, Data Science, Cloud Computing : on le sait, les compétences en forte tension sont presque aussi difficiles à recruter pour l’interne qu’à sourcer en tant que compétences externes. Pour rester ouvert à toutes les opportunités, n’oubliez pas que l’externalisation peut s’effectuer via différents profils de prestataires. Freelances, startups, PME : apprenez à chercher la compétence là où elle se trouve.
3. S’appuyer sur un partenaire de confiance pour le sourcing
Le sourcing et le recrutement des compétences externes peut être long et chronophage. Passer par une structure experte — néo-ESN, cabinet de sourcing spécialisé — permet de fiabiliser le processus de sélection, d’accéder à des viviers qualifiés et de gagner du temps dans l’identification de la compétence juste.
4. Intégrer la compétence externe au sein de l’entreprise et de l’équipe
Une fois identifiée, sélectionnée et recrutée, la compétence externe rejoint les rangs de vos collaborateurs réguliers. Pour garantir l’efficacité de la collaboration, le facteur humain joue un rôle-clé. Chaque nouvelle recrue bénéficie d’une phase d’onboarding pour s’acculturer au métier et aux pratiques de l’entreprise. De la même manière, l’arrivée d’une compétence externe doit s’accompagner d’un processus d’intégration pour que le prestataire se sente partie prenante de l’équipe et du projet. Cela passe par la communication, la participation aux rituels d’équipe et la mise en relation avec les bons interlocuteurs. Sans oublier l’aspect logistique de l’intégration, avec l’accès aux outils et espaces de travail.
5. Clarifier le périmètre et les règles de collaboration
Au-delà de la définition de la mission, le rappel du périmètre permet d’éviter les malentendus et éventuelles frictions au sein de l’équipe. Les règles de collaboration — délais de validation, reporting, confidentialité, modes de communication — doivent également être posées dès le lancement. Ce cadre contractuel et opérationnel sécurise la mission et fluidifie les échanges.
6. Identifier un référent interne pour chaque mission
Pilote de mission, point de contact privilégié, intermédiaire entre l’interne et l’externe, le référent de mission doit jouer un rôle de facilitateur. Il accompagne le prestataire externe durant toute la durée de sa mission. C’est lui qui garantit la mise en place des conditions requises pour une collaboration réussie.
7. Instaurer un suivi de mission régulier
En plus des réunions de projets et d’équipe auxquelles il doit être intégré, le prestataire externe doit également bénéficier d’un suivi de mission personnalisé et régulier — souvent hebdomadaire — avec son référent. La validation des points d’étape et le suivi des indicateurs de performance permettent de sécuriser l’avancement du projet, de réagir en cas de problème et d’ajuster le cadre si besoin.
8. Anticiper les évolutions du périmètre
Il y a la mission telle qu’elle est définie au départ et la mission telle qu’elle se déroule dans la réalité. Délais complémentaires, nouveaux objectifs, évolution du périmètre : il n’est pas rare que la mission évolue en cours de route. Pour éviter les mauvaises surprises et recrutements en urgence, mieux vaut prévoir ces situations en amont. Ainsi, vous bénéficiez de davantage de souplesse dans la gestion des compétences externes et de leurs contrats.
9. Favoriser les transferts de compétences
En intégrant un externe, vous complétez les compétences de vos équipes avec de nouvelles expertises. Profitez-en pour former vos collaborateurs internes et travailler leur montée en compétences. Encourager la documentation, les débriefings réguliers et le pair working permet de maximiser la valeur ajoutée d’une mission confiée à l’externe.
10. Feedbacks et valorisation
Le feedback, la valorisation de la mission et la reconnaissance du travail effectué renforcent la motivation, l’implication et la relation de confiance. Ces bonnes pratiques permettent d’instaurer une collaboration pérenne et efficace entre l’entreprise et le prestataire externe.
